POLÍTICA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

PROPÓSITO: Mantener un proceso de actualización y mejoramiento permanente de la organización, que permitan alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa.

EXPOSICIÓN DE LA POLÍTICA

I. DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICACA

• La Gerencia deberá rediseñar y posteriormente mantener la estructura orgánica de la compañía enfocada hacia el cliente, orientada a satisfacer sus necesidades y al desarrollo de productos y servicios innovadores, acordes con los avances tecnológicos.
• Toda modificación en la estructura organizacional deberá ser aprobada por el Directorio, en base a estudios y análisis de procesos organizacionales.
• La organización estructural contara con unidades internas autónomas y coordinadas, potenciadas, autogestionarias y facultadas con capacidad de decisión; áreas operativas que ejecuten los lineamientos de la alta administración y la retroalimenten.
• Para presentar un proyecto de reestructuración se deberá adjuntar un documento de análisis de procesos organizacionales retrospectivo y prospectivo, que deberá contener las recomendaciones pertinentes.
• Se deberá limitar al máximo posible la creación de unidades organizacionales. La creación y funcionamiento de nuevas unidades serán factibles en la medida que conlleve la creación de nuevos servicios o la mejora de los existentes, en términos de costo, tecnología, oportunidad y calidad.
• La Gerencia en el mes de noviembre de cada año presentara un estudio actualizado de los procesos de la organización, al Directorio para análisis y de ser el caso, proceder a realizar cambios en la estructura organizacional; para mantenerla adecuada a la estrategia y al entorno. También deberá asegurar que los procedimientos y manuales estén al alcance de los usuarios infernos y externos y puedan continuamente ser renovados.

II. DE LA ORGANTZACION

• La organización propenderá a la descentralización y desconcentración, donde las sucursales y agencias tengan sus propias áreas de apoyo. La asignación de recursos se realizará en función de la demanda y su productividad. Cada gerencia de sucursal o jefatura de agencia es responsable de sus decisiones, y rendirán cuentas a la matriz.
• La organización deberá contar con un manual de delegación que permita a los administradores enfocarse en la ejecución del plan estratégico y del análisis competitivo del entorno.
• La organización deberá propender a la administración sin papeles utilizando los medios electrónicos de que dispone la compañía y complementándola con seguridades y nuevas tecnologías como la firma electrónica.
• Las áreas de coordinación deberán orientar sus actividades a lograr una mayor interacción entre las distintas áreas de especialización de la compañía.

III. DE LOS PROCESOS Y PROYECTOS

• Las unidades y áreas operativas de la organización deberán guardar relación con los procesos que realizan, evitando duplicidad de funciones y atribuciones. Independientemente de la especialización, cada proceso debe contar con un responsable (dueño del proceso) que será quién responda por la eficiencia y eficacia del proceso.
• La Gerencia, mediante disposición Administrativa nominara a los jefes de proyectos, quienes tendrán todo el apoyo de las Vicepresidencias, Gerencias y Unidades en el cumplimiento de sus objetivos. También podrá crear comisiones (equipos de trabajo) de manera temporales y/o comités de manera permanente, para la solución de asuntos específicos, en todos los casos definirá los miembros, el responsable y unidades participantes, sus propósitos, funciones a desarrollar, tiempo de funcionamiento y resultados a lograr.

IV. DE LOS PLANES Y PROGRAMAS

• En el mes de octubre de cada año, los vicepresidentes, Gerentes y jefes de Unidades presentará el Plan Operativo de su área en función del Plan Estratégico, junto al presupuesto del año siguiente. Posteriormente y en forma trimestral presentaran informes de avance de gestión al presidente ejecutivo de sus respectivas actividades y resultados. Dichos informes serán puestos en conocimiento del Directorio.
• Los planes, programas y presupuestos de la compañía se realizarán en base al Plan Estratégico de la Compañía.
• El desarrollo de planes, programas y proyectos de la compañía, incluido el desarrollo de nuevos productos y servicios deberá obedecer a un proceso de planeación integral que garantice su continuidad y culminación.

V. DEL DESEMPENO GERENCIAL

• El desempeño de la Presidencia Ejecutiva y Vicepresidencias se medirá en función de indicadores de gestión y reportes gerenciales los mismos que incluirán el nivel de cumplimiento de metas establecidas semestralmente durante el periodo económico. Esta información deberá ser puesta en conocimiento del Directorio.
• El desempeño de las gerencias y unidades se medirá en función de reportes gerenciales e indicadores de gestión partiendo de su situación actual y las metas
• establecidas trimestralmente durante el periodo económico. De no cumplirse las metas establecidas la gerencia entrara en un proceso de observación y auditoria.

POLITICA DE RFGULACION INTERNA

PROPOSITO: Ordenar y difundir el marco normativo interno de la compañía.

EXPOSICION DE LA POLITICA

• Es política de Carillo mantener informados a sus colaboradores sobre las Políticas, Reglamentos, Normas, Procesos, Estructura y Procedimientos, de manera que todo el personal tenga plenamente identificado cuál es su rol dentro de la organización, su relación con todas las áreas, y como ejecutar sus funciones de acuerdo a los procesos y procedimientos en vigencia.
• Se deben publicar los documentos organizacionales aprobados con la leyenda “Vigentes” para que los usuarios dispongan de todos aquellos que les son necesarios para el desempeño de sus funciones, los cuales podrán consultar, imprimir o copiar. De igual manera, se publicarán los documentos organizacionales no aprobados identificados con la Leyenda “Borrador” para que el anteproyecto o proyecto circule con suficiente antelación a todas las dependencias para que emitan sus criterios, con vistas a considerar otra visión del proceso.
• La estructura de la documentación está integrada de la siguiente manera:
• 1er Nivel. – Las Políticas y de éstas se derivan los siguientes niveles de la documentación.
• 2do Nivel. – Lo integran los Reglamentos.
• 3er Nivel. – Se constituye por los Manuales que contendrán las instrucciones de trabajo en forma detallada para realizar una actividad.
• Los Gerentes, son los responsables de que, en su área operativa, se documenten sus principales actividades y procesos, ya que tienen la autoridad para organizar, controlar, ejecutar y asegurar el cumplimiento de las aplicaciones.
• Es obligación del responsable de cada proceso, el asegurar que éste y la documentación asociada, se revise y se mantenga actualizada para garantizar la correcta ejecución del proceso que ha sido asignado.
• La Vicepresidencia de Desarrollo Organizacional debe asegurar que los Manuales de procedimientos sean revisados y actualizados al menos una vez al año.
• La elaboración de documentos relacionados con los procesos, estructura y reglamentos será dirigida por la Vicepresidencia de Desarrollo Organizacional, en conjunto con las áreas involucradas en el tema objeto de documentación. Una vez concluida su elaboración, la misma Vicepresidencia se encargará de su presentación a la Presidencia Ejecutiva para su trámite de aprobación.
• La elaboración de los Manuales de Procedimientos será responsabilidad de las Gerencias, las que utilizaran el formato aprobado por la Presidencia Ejecutiva y publicado en la Intranet. La Vicepresidencia de Desarrollo Organizacional en estos casos actuara como facilitadora.
• Una vez aprobadas las políticas y/o reglamentos por el Directorio de la compañía o los manuales por el presidente ejecutivo, deberán ser entregados a la Vicepresidencia de Desarrollo Organizacional para la custodia de los originales y su publicación respectiva en la Intranet.

POLÍTICA SALARIAL

PROPÓSITO: Crear un sistema de remuneración ordenado, equitativo para la organización y para los empleados, que motive eficazmente el trabajo productivo y el cumplimiento de los objetivos y metas de la Compañía.

EXPOSICIÓN DE LA POLÍTICA

• El sistema de remuneración de la organización obedecerá a un modelo intencionalmente aceptado y su valoración estará de acuerdo con el mercado laboral local del sector de las telecomunicaciones.
• El cumplimiento del sistema de remuneración se normará en base a un Reglamento de Aplicación Escalafonario que será aprobado por el Directorio de la Compañía.
• Se procurará establecer un sistema de normará variable en función del cumplimiento de objetivos y metas.
• Las elevaciones salariales se realizarán únicamente como consecuencia de la evaluación de desempeño y la situación financiera de la empresa, se exceptúan las disposiciones exceptúan y legales aplicables a la Compañía. La Administración deberá propender al cumplimiento de índices internacionales en la relación gastos de personal versus ingresos netos totales.
• Todo requerimiento de pago de horas extras y viáticos deberá obedecer a una programación de trabajo previamente establecida y en función de su costo- beneficio; y deberán ser autorizados por los Gerentes de Sucursales y/o por los Vicepresidentes de área dentro de sus respectivos presupuestos aprobados; el Presidente Ejecutivo o Presidente del Directorio en caso de tratarse de una unidad que dependa de éstos.
• Bajo ningún concepto se pagarán horas extras a personal de confianza: Coordinadores, Gerentes, Contralor, Auditores, Vicepresidentes y Presidente Ejecutivo.
• Los empleados sometidos a condiciones y horarios especiales de trabajo, de acuerdo a normas internacionales del trabajo, no podrán laborar horas extraordinarias y/o suplementarias a fin de precautelar su salud y bienestar.

POLÍTICA DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL

PROPÓSITO: Establecer las normas aplicables a las actividades de selección y contratación del recurso humano que permitan escoger personas idóneas, que se ajusten a los requerimientos de la Compañía y a los perfiles establecidos para alcanzar sus objetivos estratégicos y asegurar su futuro desarrollo.

EXPOSICIÓN DE LA POLÍTICA

• Todo proceso de selección de personal se iniciará con la elaboración del correspondiente “Requerimiento de Personal”, el mismo que deberá estar firmada por el Gerente y Vicepresidente del área. Esto se aplicará para todos los casos de vacantes, reemplazos y creación de nuevos puestos. El Presidente Ejecutivo aprobara los requerimientos de personal, en base a la documentación sustentadora que justifique la decisión. En el caso de creaciones, deberá además contarse con la autorización del Directorio.
• En caso de que se genere una vacante, se dará preferencia al personal estable de la Compañía, que se ajuste a1 perfil del cargo, mediante un concurso interno. En caso de declararse desierto e1 concurso debido a que no existe personal que cumpla con el perfil requerido, se buscaran fuentes de reclutamiento externo.
• No se podrá realizar ninguna contratación de personal que no haya cumplido con el proceso de selección.
• Para la incorporación de personal en los niveles de Coordinaciones, Gerencias y Jefaturas de Unidades, previamente, la Gerencia de Recursos Humanos confirmara con la Vicepresidencia de Desarrollo la existencia del cargo dentro del organigrama aprobado por el Directorio.
• Se podrán reemplazar vacantes únicamente en aquellos cargos que ejecuten labores técnicas y/o que estén en unidades de negocios rentables.
• La contratación de personal nuevo deberá ser efectuada preferentemente bajo la modalidad de contrato por horas y tercerizados.
• En todo contrato de trabajo se establecerá la obligatoriedad de que, vencido el plazo convenido, el empleado se comprometa a no ingresar a su lugar de trabajo sin autorización expresa del Presidente Ejecutivo. Los modelos de contratos de trabajo a utilizarse en la empresa deberán previamente ser aprobados por el Directorio.
• La elección del candidato a ser contratado constituye responsabilidad exclusiva del Vicepresidente del área respectiva, quién tomara su decisión en base a la información provista por el proceso de selección respectivo.

POLÍTICA DE PLAN DE CARRERA EMPRESARIAL

PROPÓSITO: Establecer los criterios y normas que permitan optimizar e1 desarrollo del recurso humano dentro de Chariklo, de acuerdo con sus competencias laborales y profesionales, con relación a las necesidades y estructuras funcionales de la Compañía.

EXPOSICIÓN DE LA POLÍTICA

• La ruta de desarrollo de los empleados es horizontal y vertical, por lo que se procurara en primera instancia la rotación en diferentes puestos y cargos del mismo nivel ocupacional, para favorecer la polivalencia del personal y enriquecer sus competencias profesionales, generando así bases más sólidas y amplias para el desempeño futuro de quienes sean promovidos.
• Las promociones o ascensos se otorgan cuando las necesidades y estructuras de la Compañía se satisfagan con los perfiles de los trabajadores que han demostrado alto desempeño y potencial para posiciones de mayor responsabilidad, cumplan los requisitos académicos y de experiencia exigidos en el nuevo cargo.
• La administración, por medio de sus Vicepresidentes, Gerentes y Jefes efectuará un programa de evaluación de desempeño al menos una vez a1 año, deberá ser entregada en el mes de agosto y tendrá relación directa con el grado de cumplimiento de los objetivos organizacionales, para lo cual se aplicará la evaluación por objetivos cumplidos y resultados alcanzados en todas las áreas de la empresa. Esto servirá de base imprescindible para promociones y ascensos.
• Toda promoción o ascenso incluirá la remuneración del nuevo cargo, de acuerdo a la política salarial vigente. Previa a la titularización, el promocionado deberá cumplir un periodo de tres meses en el ejercicio de su cargo y haber ganado el correspondiente concurso de méritos.
• La administración racionalizara el recurso humano actual, mediante planes de retiro voluntario.

POLÍTICA DE VACACIONES

PROPÓSITO: Establecer la directriz bajo la cual la Gerencia deberá planificar las vacaciones de sus trabajadores, con la finalidad de propiciar su necesario descanso anual, asegurando que la ausencia temporal de aquellos no cause inconvenientes a1 normal desarrollo de actividades.

EXPOSICIÓN DE LA POLÍTICA

• El goce de vacaciones se realizará en base a la programación anual que cada Vicepresidencia y/o Gerencia presentará como parte de su plan operativo anual.
• Cuando por necesidades imperiosas de la Compañía, el trabajador se vea imposibilitado de hacer uso de las vacaciones, el jefe inmediato del área y el trabajador deberán acordar una nueva fecha de goce de las mismas y comunicarlo a Recursos Humanos. En casos de requerimiento extremo, plenamente justificado por el Vicepresidente del área y aprobado por el Presidente Ejecutivo se podrá compensar en dinero las vacaciones no gozadas, hasta por dos periodos consecutivos.

POLÍTICA DE CAPACITACIÓN

PROPÓSITO: Establecer directrices para desarrollar competencias laborales en sus trabajadores, que contribuyan a conseguir los objetivos organizacionales y la satisfacción de nuestros clientes.

EXPOSICION DE LA POLITICA

• El Plan Anual de Capacitación deberá ser sustentado por la Vicepresidencia de Desarrollo Organizacional y presentado por la Gerencia para aprobación del Directorio, en base al Plan Estratégico de la Compañía y a la detección de necesidades y realidades de la compañía. Este Plan formara parte del Plan Operativo Anual de la Compañía.
• Todo personal contratado o ascendido por la compañía deberá participar del proceso de Inducirían Empresarial del cargo a desempeñar.
• La Gerencia procurara capacitar a la mayor cantidad posible de trabajadores, en un proceso continuo, priorizando los objetivos estratégicos de la Compañía. El adiestramiento deberá ser otorgado en consideración a las actividades que realice el trabajador y las necesidades de actualización del área, para que pueda mejorar su desempeño.
• Para la capacitación de todo tipo de Postgrado o Programa Superior, la empresa cubrirá un porcentaje del mismo en función de las necesidades de la compañía, el costo y los ingresos del empleado. Para estos casos, se firmará con el empleado un convenio de delegación de beca; el trabajador podrá optar por una maestría, una sola vez en su carrera empresarial.
• El trabajador que participe de la capacitación debe comprometerse a cumplir con el Plan de Estudios y aprobarlo, caso contrario deberá reintegrar, si lo hubiere, el valor cubierto por la compañía, a excepción de caso fortuito o fuerza mayor.